こんばんは、
幸せサロン育成コーチのげしあゆみです。
#サロン #美容室 #エステ #ネイル #サロンオーナー #スタッフ #育成 #マニュアル #チェックリスト #シミュレーション
「任せるのが不安」「教えても出来ない」オーナーへ。 スタッフに仕事を任せる”具体的”フロー
先日の記事では、サロンオーナーが仕事を抱えすぎることへのリスク、
売上も業務も抱えすぎていた私の失敗・体験をお伝えしましました。
売上が5000万超えて行った時、その構成比は100%”マンパワー”でした。
人（主にオーナーである私）に依存し、人次第、人任せ。超危なっかしい。
良い売上の再現の仕方がわかりませんでした。
優秀な人材がいれば、売上が上がるけど、そうでなければ数字がガクンと下がる。
『情や感覚によるマネジメント』をしていましたので、とても不安定で不平等なものでした。
そんな組織とも言えない超・ワンマンパワー・トップダウンな組織では、
当然人が育つわけもなく、
技術が一人前になっては辞めていく、を繰り返していたこともありました。
失敗して挫折した経験を経て、私が取り組んだ具体策は３つです。
- スタッフに任せる
- システムを頼る
- 外注する
❶ スタッフに任せる・頼る・教える
オーナーがやっている業務・お仕事はどれも大切なお仕事なはずです。
ミスが許されなかったり、経費がかかっていたり。
だから、「人に任せる」ということが超怖いはず。
でも、だからこそ！！ 手放していき、お任せしていくべきです。
ずっと抱えていくわけにはいきませんから。
とはいってもスタッフにとっても”初めて”の仕事であることも多いので、
まずはこんな順番で任せていくといいです。
- 内部のこと（社内、対スタッフやオーナーに向けた業務）※失敗しても許される仕事から
- 売上やお客さまに影響の低い業務（POS、顧客管理など）
- 売上やお客さまに直結する業務
例えばお任せしたい仕事が、シフト・発注・hotpepper beauty原稿・クーポンなら
教えていく、任せていくのは①シフト、②発注、③hotpepper beautyという順になります。
いきなり「やってみて！」「お願い！」といっても当然できません。
不思議なんですけど、私たちオーナーや指示する側は、
「自分ができることは相手もできる」という思い込みを抱きがち。
それ以外にも、外してほしい思い込みがあります。
- やり方を教えていないことはできません。
- 失敗を想定しなかったことは失敗します。
- 「わかりました！」とスタッフが言ったとしても「できる」まではわかっていません。
- 「やってくれない」のは「やる気がないから」でも「能力がないから」でもなく、「伝わっていない」「分かっていないから」です。
例えば、「来月のシフト組んでみて」→出来上がったものは、全然”ダメ”なシフトで、
「なんでこんなこともできないの・・？いつもシフト受け取ってるんだからわかるでしょ？」
これは一番ダメなやつです。
しつこいようですが「教えていないこと」はできません。
「そんなこと言っても私たちの時代は背中を見て覚えた！」
「うまい教え方がわからない！」
「言うことがコロコロ変わるってスタッフに言われたことがある」
「自分でも話が長い、分かりにくいって思ってる・・」
こんなオーナーさんはぜひ、
ちゃんとわかる・やってもらえる「教えかた」を覚えてください。
教えかたは３STEP
❶ 仕事を細かく、具体的にする
❷ チェックポイント・リスト・コツ
❸ 「成功シミュレート」と「失敗シミュレート」をしておく
例えば「シフト作り」という仕事でこの3STEPをみていきますと
❶ 仕事を細かく、具体的にする
- シフトを出す日の１ヶ月前までにみんなに休み希望日を出してもらう
- 常時スタッフは３名（平日10:00-12:00は2名）をベースに大枠を組む
- 木曜・金曜・土曜・日曜はラインは+0,5（ネイリスト一人につき1,5本）
- アシスタントは0,5にカウント
- 一人のネイリストでライン1本、+アシスタント・ヘルプが使えれば+1,5本
という感じ。
細分化すれば、必要な作業・仕事が分かるし基準も明確になります。
❷ チェックポイント・リスト・コツ
- 土日休みの希望日が月に2日までとれているか
- ８時間以上の勤務になっていないか
- 木曜〜日曜はアシスタント・ヘルプ合わせて1名稼働できるように
- 当日欠勤が出ても、対応できるか
- シフトを出す日の1週間前にマネージャーのOKをもらったか
- 曜日固定のスタッフ、パートスタッフの希望との相違はないか
- 休憩時間が1,5時間取れるシミュレーション
①はマニュアル、②はチェックリストです。
「分かる」から「出来る」に持っていくためには、マニュアルだけではまだ半分。
チェックリストやテストを用いて、「出来るところまで」繰り返しチェック、実践、シミュレートする必要があります。
一見難しそうですが、「小さなサロンのスタッフ育成一日集中講座」では、
「仕組み①自分がいなくてもうまくいく」としてこのマニュアルやチェックリストの作り方を伝えしていますが、
受講者の皆さん、講座内のワークではコツを押さえて、サクサクつくってくれます。
さらには実際に指示を出すタイミングで、
❸ 「成功シミュレート」と「失敗シミュレート」をしておく
例えば、「成功シミュレート」
- 他のスタッフに○○さんがシフトを組むようになってから、時間管理がしやすくなった！と言ってもらえる
- マネージャーには、めっちゃ平等だね！と褒められる
- お客様の予約を断る件数が20%になる
「失敗シミュレート」
- スタッフの休み希望日の提出が遅れる
- シフトを出すのが期日を過ぎる
- スタッフが「不公平」「非効率」と感じる
- 生産性が下がる
- お断りをするお客様が増える
失敗シミュレートはもちろん、「どうすれば防げると思う？」と対応策も一緒に考えておきます。
ここまでが、最低限やってほしい「仕事の頼み方・指示の出し方」です。
もっと言えば、「伝え方」だって超・重要だし
普段のコミュニケーションや言葉がけもめっちゃ大事。
でも、まずは
- 仕事を頼む内容と順番
- HOW TO（やり方・マニュアル）
- 基準づくり（判断基準、ポイント、ミス・漏れ防止）
- 「成功・失敗」シミュレーション
この準備をしてあげてください。
“教えるには準備が必要”なんです。
“口頭だけ”で教えてみるとわかりますが、資料やツールなしで伝えると
認識の違いや価値観の違いなどが絶対に発生して、二度手間になります。
最初からアンチョコやリスト、成功イメージなどがあった方が
お互いに時間を無駄にしなくて済むし、
「あ、あれ言うの忘れた！」も無くなります。
しつこいようですが「教えて終わり」ではありません。
“8割できてるレベル”になるまでは、言い方やマニュアルをブラッシュアップしながら
繰り返し教え続けてあげてください。
何度か教えて、ようやく一つができるようになりそう！という
“60％くらい”のところで次の業務を落とし込んでいきます。
これが「スタッフに仕事を任せる」超具体的なフローとポイントです。
まずは、自分にとってもスタッフにとってもハードルの低い業務から、馴らしてみてはどうでしょう？
やり方・チェックリスト・シミュレーションの準備から！
こんな風に、一つ一つを分かりやすく・具体的・実践的に
小さなサロンのスタッフ育成の仕組み、やり方を学ぶ講座
「小さなサロンのスタッフ育成一日集中講座」は9月25日(火)開催です。
人気講座ですので、お早めのお申し込みがオススメ。
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございます。 
幸せサロン育成コーチ げしあゆみ